Organizzare un viaggio è complicato, in particolare se non lo hai mai fatto prima.
Ci sono tante tipologie di viaggi, se ci si rivolge ad un intermediario che organizza tutto per noi, il tutto si semplifica, ma il viaggio organizzato da altri, sebbene abbia dei vantaggi che tutti dovrebbero almeno valutare, non è adatto a tutti.
Organizzare un viaggio in autonomia è qualcosa che va oltre il viaggio stesso perché, fin dal momento in cui si inizia a pianificarlo, si è costretti ad andare a fondo, ad immergersi davvero nella destinazione, a comprendere le distanze, pianificare come spostarsi, prevedere le difficoltà. Tutto questo rende la pianificazione di un viaggio parte stessa del viaggio e ci permette di “iniziare a viaggiare” molto prima della partenza.
Ad alcuni questa fase piace molto, altri la trovano complessa e noiosa; se stai leggendo questo articolo molto probabilmente stai cercando di organizzare uno dei tuoi primi viaggi organizzati in autonomia, quindi immagino che tu apprezzi anche questa fase.
Da dove si inizia? come si procede? Cosa non bisogna dimenticarsi? È facile dimenticarsi qualcosa o finire per confondersi con i mille aspetti da tenere in considerazione. Allora vediamo assieme come organizzare un viaggio!
Ecco la nostra guida per farlo in modo semplice ed organizzato. Vediamo passo dopo passo come organizzare un viaggio in modo che tu possa farci l’abitudine, sentirti sempre più a tuo agio viaggio dopo viaggio e farlo nei modi più intelligenti per evitare stress, risparmiare e poter viaggiare di più.
Decidi Dove Vuoi Andare
Banale, giusto? Sembra abbastanza ovvio che per organizzare un viaggio si debba decidere dove andare. È comunque al punto numero 1 dell’elenco perché l’importanza di questa scelta è enorme.
Potresti avere una destinazione ben precisa in mente da anni oppure hai semplicemente voglia di partire. Nel secondo caso, è necessario che tu faccia un primo sforzo per definire dove andare, altrimenti non inizierai mai a pianificare il viaggio seriamente.
Perché? Perché avere una destinazione e una tipologia di viaggio in mente rende il viaggio molto più concreto e ti permette di iniziare a parlare di voli, alloggi, spostamenti….entrare quindi nel vivo della preparazione.
Se hai voglia di partire ma non sai ancora dove andare ti suggerisco di usare questi siti per ispirarti
Booking – Scorri la home page, troverai contenuti diversi ogni giorno da cui trarre ispirazione.
Lastminute Inspiration – Sezione dedicata a trovare ispirazione per il tuo prossimo viaggio.
Lastminute Flash Sales – Sezione di offerte veramente eccezionali utilizzabile anche per prendere spunto sulle destinazioni disponibili a prezzi più bassi.
Decidi la Durata del Viaggio
Ogni destinazione si presta a diverse tipologie di viaggio. Sicuramente però ogni destinazione ha anche durate più o meno adatte.
L’impatto più ovvio di questa decisione è sul costo del viaggio. Un viaggio di una settimana ha un costo ben diverso da uno di 3 giorni o di un mese.
Una volta decisa la destinazione quindi, la decisione di quanto tempo dedicare al viaggio che stai preparando è cruciale per capire quanto potrebbe costarti.
Assicurati di pianificare una durata del viaggio sufficiente per tutte le attività che hai in mente di fare. Ti consiglio di non stare troppo stretto con i tempi: il rischio è che il viaggio diventi stressante per rispettare la tabella di marcia, o addirittura di aver calcolato male i tempi e non riuscire a fare tutto quello che avresti voluto.
Questa scelta dipende anche da come ti piace viaggiare: sei una persona a cui piace vedere varie cose nella stessa giornata? O preferisci vivere il viaggio con più relax e goderti ogni posto a fondo senza fretta?
Per viaggi particolarmente articolati o semplicemente per avere tutto sotto controllo, puoi utilizzare il nostro foglio di pianificazione > GranBelViaggio.com Trip Plan
Decidi come viaggiare
Vuoi fare questo viaggio da solo o in coppia? Oppure stai pensando di farlo con un gruppo di amici?
È importante saperlo in quanto ha un forte impatto su tutta la preparazione del viaggio e sui costi. Si tratta di viaggi totalmente diversi quindi anche le attrazioni a cui potresti essere interessato potrebbero variare.
Assicurati, oltre che decidere semplicemente con chi vuoi viaggiare, specialmente in caso tu decida di viaggiare con amici, che tutti abbiate la stessa idea di viaggio in mente. Non è piacevole iniziare a pianificare un viaggio (attività che richiede tempo) e poi scoprire che i tuoi compagni di viaggio hanno in mente un viaggio del tutto differente da quello che vuoi fare tu.
Calcola i costi del viaggio
Sicuramente non uno degli aspetti più affascinanti di studiare come si organizza un viaggio, ma anche questo passaggio è fondamentale.
Non riuscirai a calcolare il costo esatto del viaggio, ma a questo punto, una volta decisa la destinazione, la tipologia di viaggio e la durata, potrai stimare abbastanza accuratamente quanto ti costerà.
Non è necessario cercare di essere estremamente precisi in questa fase, ti basterà farti un’idea di quanto costano i voli, i pernottamenti e le attrazioni.
Puoi fare tutto tranquillamente da casa e anche abbastanza rapidamente.
C’è una differenza sostanziale nei prezzi tra passare 10 giorni in un hotel 4 stelle centrale oppure dormire in ostello. È fondamentale che ti faccia un’idea realistica in base alle tue preferenze di viaggio in quanto è proprio in questa fase che potresti decidere di modificare alcune scelte.
Ricorda inoltre di stimare anche i costi delle attrazioni che vuoi assolutamente visitare, degli spostamenti necessari, eventuale noleggio auto e i costi inevitabili come pranzi e cene.
Definisci chiaramente il budget di viaggio
È importante farlo presto per rendersi conto se voli, pernottamenti attività e altre spese vive come pasti e attrazioni a pagamento ti permettono di rientrare nel budget prefissato.
Se il budget non basta hai solo tre scelte
- Accorciare il viaggio
- Ridurre il costo stimato giornaliero: puoi ottenere questo risultato in vari modi
- Trovando pacchetti di viaggio più vantaggiosi
- Trovando voli o alloggi meno costosi
- Decidendo di evitare qualche volta, o sempre, i ristoranti, scegliendo ristoranti più semplici/chioschi/street food
- Eliminando alcune attrazioni dalla lista
- Alzare il budget
L’opzione 3 non sembra ottimale a prima vista, ma se consideri quante esperienze potresti perderti scendendo a compromessi sulle prime due, inizia a non sembrare così assurda.
Un suggerimento personale: evitare ristoranti costosi e scegliere opzioni più semplici è un modo molto efficace per risparmiare in viaggio.
Decidi quando andare
Ogni destinazione ha periodi ideali per essere visitata, questa è sicuramente un’affermazione scontata.
Per quanto possa sembrare una domanda stupida, la risposta è facilmente intuibile fin quanto si parla di girare in Italia o in Europa. Quando invece iniziamo a pensare a posti come Sud America, Asia, isole varie in posti sperduti o regioni molto a nord, la domanda diventa assolutamente pertinente.
Pensare bene a quando partire è un elemento chiave da considerare quando ti trovi ad organizzare un viaggio all’estero.
Un esempio? Vuoi andare a vedere l’aurora in Islanda? Beh, se non ti informi sul periodo adatto rischi di andare in Islanda e non vedere l’Aurora. Un viaggio in Islanda è sempre affascinante, ma se il tuo obiettivo è vedere l’aurora devi sapere quando andarci.
Controlla le condizioni della tua carta di debito/credito
La usiamo tutti i giorni, al supermercato, al bar, per pagare l’aperitivo, il pieno di carburante e tutto il resto e non ci facciamo nemmeno caso. Ma una volta all’estero il discorso cambia.
Per garantire la tua sicurezza la tua banca potrebbe aver bloccato ogni transazione all’estero. Non preoccuparti, basta avvisarli del tuo viaggio e saranno subito sbloccate.
L’altra sorpresa che potresti non aspettarti sono le commissioni: sebbene molti di noi abbiano carte che non prevedono alcuna commissione per pagamenti e prelievi in Italia, questo cambia all’estero. Solitamente viene applicata una commissione ad ogni pagamento e prelievo effettuato all’estero o fuori dalla comunità europea.
Informati prima di partire in modo da sapere quanto ti costa ogni pagamento, o se ti conviene usare un’altra carta rispetto alla solita.
Cerca offerte speciali di viaggio
Cercare ed acquistare un viaggio nel posto sbagliato può costarti caro. Capita a tutti di sentire qualche conoscente dire di essere stato in un posto esotico, lontano, costoso, magari a lungo ed aver speso una fortuna. Capita anche di sentire altre persone che conosciamo, magari quelle che viaggiano più spesso e sono un po’ più esperte del mondo dei viaggi, dire che per un viaggio simile hanno speso molto meno.
Viene naturale chiedersi “come è possibile che alcuni spendano 5 o 6 volte più di altri per fare viaggi molto simili”?
È un’ottima domanda e la risposta generalmente è molto semplice: dipende tutto da dove compri ogni componente del tuo viaggio (e ovviamente anche da quanto sei oculato nelle spese).
È utile confrontare vari portali per trovare la migliori offerte: ogni sito è specializzato in uno o più prodotti quindi è facile restare (piacevolmente) sorpresi da quanto si riesca a risparmiare semplicemente guardandosi un po’ attorno.
Alcuni siti eccellenti su cui trovare ottimi prezzi
Organizza, organizza, organizza
Quando si tratta di un viaggio breve, magari in macchina, è tutto facile. Ma quando inizi a fare viaggi di vari giorni in cui sono inclusi aerei, treni, orari, hotel e spostamenti di vario tipo durante il viaggio, essere organizzati è fondamentale.
Ti serve uno strumento su cui annotare i vari voli, da quale aeroporto partire (utile per le città servite da più aeroporti), a quale orario, con quale compagnia, in quale hotel devi andare e via dicendo e deve essere facilmente accessibile e modificabile.
Non serve niente di troppo complesso, io lo faccio da anni con uno spreadsheet di Google che mi fa piacere condividere con te.
Creane una copia e modificalo come vuoi per ogni tuo viaggio: è semplice, devi solo essere loggato con il tuo account Google e cliccare su File > Crea una copia
Prenota il tuo volo, o pacchetto
Adesso che hai un posto dove annotare tutto, non ti resta che passare all’azione.
Il primo passo è prenotare il volo, o il treno, o noleggiare una macchina in caso sia il mezzo più adatto per il tipo di viaggio.
Se stai per fare un viaggio in un’unica destinazione ti consiglio di valutare anche le opzioni disponibili per pacchetto e hotel assieme, cercando nel modo giusto è molto probabile riuscire a risparmiare.
Addirittura mi è capitato più di una volta con lastminute.com che fosse più conveniente prenotare volo andata e ritorno + hotel in un unico pacchetto anche sapendo già fin dall’inizio che non avrei sfruttato il volo di ritorno, in quanto il mio piano era di proseguire verso un’altra destinazione e non di ritornare al punto di partenza.
Quando prenoti il volo assicurati di cercare il prezzo migliore: i prezzi variano tra i vari siti di prenotazioni di viaggi.
Siti su cui trovare voli ad ottimi prezzi
Prenota un Pacchetto Volo e Hotel su lastminute
Prenota l’hotel
Se non prenoti tutto in un singolo pacchetto, è il momento di prenotare il tuo pernottamento.
Questa prenotazione è estremamente soggettiva, chi preferisce un appartamento, chi preferisce un hotel, chi vuole la colazione in hotel, chi non la vuole o chi preferisce la mezza pensione.
Tutto dipende dal tipo di viaggiatore che sei e dal tipo di viaggio che stai per fare.
Se il tuo viaggio è breve e ben definito, puoi prenotare tutti i pernottamenti. Se hai in mente di viaggiare a lungo ti consiglio di non preoccuparti troppo. Prenota per le prime notti così poi avrai la possibilità di cambiare piani durante il viaggio e non sarai vincolato ad una prenotazione che potrebbe rivelarsi troppo lunga come prima tappa di un viaggio.
Puoi prenotare in vari modi ma farlo online è senza dubbio il modo più semplice, veloce e soprattutto economico.
Risorse per trovare ottime occasioni
Booking (hotel e appartamenti)
lastminute (hotel e appartamenti)
Trip (hotel e appartamenti)
Pensa a come andare in Aeroporto
Questo aspetto del viaggio varia molto a seconda della zona in cui vivi. Se hai la fortuna di abitare vicino ad un aeroporto con ottime connessioni hai un enorme vantaggio, in caso tu viva invece lontano da aereoporti ben connessi ti troverai spesso a dove fare spostamenti anche lunghi per poter raggiungere alcune destinazioni.
A volte è possibile raggiungere l’aeroporto con i mezzi pubblici: spesso conviene in termini economici perché si risparmia il prezzo del parcheggio a patto di rinunciare alla flessibilità. In altri casi l’opzione più comoda è andarci in macchina: in questo caso ti consiglio di non aspettare l’ultimo momento a prenotare in quanto i parcheggi più economici saranno tutti già pieni.
Prenota il pacheggio su MyParking
Prenota l’auto a noleggio
Quando la tua destinazione non è una città, nella maggior parte dei casi, conviene affittare una macchina per esplorare l’area. Non farlo ti preclude la possibilità di scoprire davvero la zona che stai visitando.
Il costo dell’autonoleggio varia molto sia in base alla stagione che in base a dove decidi di noleggiarla. Sicuramente conviene noleggiarla prima di atterrare e non sperare di trovare una buona offerta direttamente al banco dei noleggi.
Qui trovi auto in buone condizioni ad ottimi prezzi.
Decidi quando fare cosa
Per assicurarti di non perderti attrazioni ed esperienze una volta che sarai a destinazione, devi necessariamente farti un’idea di cosa fare e collocarlo nel tempo.
Il foglio di pianificazione GranBelViaggio.com Trip Plan è uno strumento perfetto per visualizzare il tutto e avere tutti i riferimenti con comodità, inoltre un banale calendario sul telefono è uno strumento da non sottovalutare perché ti invierà anche gli alert in modo da non scordarti l’attività che hai prenotato.
Ti suggerisco di impostare gli alert a 12 o 24 ore in modo da sapere molto in anticipo cosa ti aspetta e non dimenticarti nulla o spostarti troppo dal posto in cui hai prenotato l’attività.
Per scoprire e prenotare tutte le attività più interessanti ti consiglio di utilizzare questi siti
Prepara lo zaino o le valigie
Ovviamente se stai per partire devi preparare le cose da portare con te. La preparazione della valigia è qualcosa di molto personale, ognuno ha le proprie necessità e le proprie abitudini.
Scegliere tra zaino e trolley è sì una scelta personale, ma in certi casi una delle due scelte è assolutamente migliore. Per un viaggio itinerante con mezzi di trasporto vari, tratti da percorrere su terreni sconnessi, tratti a piedi o sentieri, lo zaino è sicuramente più comodo.
Se ti sposti in aree principalmente urbane allora il trolley ha i suoi vantaggi.
Scopri Come Preparare lo Zaino da Viaggio
Parti!
Abbiamo analizzato assieme tutti gli aspetti principali di come organizzare un viaggio.
Finalmente è arrivato il momento di godersi il viaggio! Sali in macchina o sui mezzi pubblici, raggiungi l’aeroporto, passa dai controlli di sicurezza e preparati ad imbarcarti.
Inizia il viaggio che hai preparato con così tanta cura. Si tratta di un viaggio lungo e morto articolato? Magari avverti un po’ di preoccupazione, è totalmente normale quando si sta per affrontare un viaggio molto lungo.
Oppure stai per prendere un volo che ti porterà su una bellissima isola del mediterraneo, quindi non c’è alcuna preoccupazione all’orizzonte…
Non resta che augurarti Buon Viaggio!
